„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Seneca
Abraham Lincoln verfuhr nach dem Prinzip: Wenn ich für eine Aufgabe sechs Stunden Zeit habe, verwende ich vier Stunden darauf, wie und mit wem ich das erledigen kann, um es in den verbleibenden zwei Stunden zu tun. Wie verteilen Sie Ihre Zeit?
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DIE HERAUSFORDERUNG
Uns allen steht täglich die gleiche Zeit zur Verfügung. Doch ehe wir es schaffen, diese effizient einzuteilen, gilt es, einige Stolpersteinchen zu beseitigen. Allen voran unkalkulierbare Störungen. Denken Sie allein an einen typischen Arbeitstag. Wie oft klopft es an Ihrer Bürotür? Wie häufig klingelt das Telefon? Und da kommt schon die nächste E-Mail, SMS auf dem Smartphone. Ein weiterer beliebter Störfaktor, der Effizienz verhindert, sind ausgedehnte Gespräche und Smalltalk. Die soziale Kommunikation ist für uns Menschen wichtig und kann auch durchaus entspannend sein. Zu einer effektiven Arbeitsweise trägt sie jedoch keinen Teil bei. Nicht zu vergessen gibt es da auch immer diese unliebsamen Aufgaben. Sie werden täglich geschoben, bis sie sich am Ende des Monats zu einem unübersichtlichen Papierberg auf dem Schreibtisch aufgehäuft haben. Das raubt jetzt nicht nur Zeit, sondern auch Energie.
SO KÖNNEN SIE ZEIT GEWINNEN
Wenn Sie sich nun über die Herausforderungen effizienter Arbeit bewusst sind, können Sie sich den Lösungsansätzen widmen.
Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag. Legen Sie Tagespläne für eine Woche oder einen Monat fest. Nehmen Sie sich eine Stunde für E-Mails, eine Stunde für diverse Telefonate, zwei Stunden für Termine, eine weitere für die Akquise und bitte nicht vergessen, Raum für Familie, Freizeit einzuplanen. Als Nächstes achten Sie darauf, ob Sie diesen Plan einhalten können. So finden Sie heraus, wieviel Zeit Sie dadurch gewinnen und wo Zeit liegen bleibt. Schaffen Sie sich ein Bewusstsein über Ihren Zeitverbrauch, abgesehen von den täglichen Verpflichtungen
von Haus und Heim.
Welche Routinen können Ihnen ferner dabei helfen, Ihr wertvollstes Gut – Ihre Lebenszeit – besser zu nutzen? Gibt es Personen, die Ihnen zuarbeiten und damit Zeit generieren können?
Ein erfolgreicher Geschäftsmann aus Köln sagte einmal zu mir: „Karin, du musst überlegen, ob für ein zusätzliches Einkommen von 500 Euro im Monat der Mehraufwand gerechtfertigt ist!“ Und genau darüber sollten Sie sich im Klaren sein, denn manchmal ist weniger mehr.